Complicações na emissão das notas fiscais é uma dificuldade comum que os negócios enfrentam. Assim, problemas fiscais na Black Friday, por ser um período de vendas mais altas que o normal, eles podem se multiplicar. Consequentemente, as falhas não afetam só o atendimento ao cliente, mas também a contabilidade e a área fiscal da empresa. Nesse artigo, listamos os problemas mais comuns durante períodos de vendas altas; as rejeições que mais ocorrem e como seria a operação ideal na situação.
Duplicidade de Notas Fiscais
Problemas de conexão conexão ou de processamento da Sefaz, podem causar duplicidade na emissão de notas fiscais. Outra causa é a geração de novos DFes com números já usados anteriormente.
Nos casos em que há duplicidade, o fechamento fiscal ficará diferente do fechamento financeiro. Isso pode gerar cobranças indevidas de impostos. Além disso, se a mensageria fiscal não identificar esse erro em notas fiscais autorizadas, a geração da obrigação acessória por parte do ERP estará incorreta. Consequentemente, a empresa poderá ser autuada por não pagamento de impostos ou omissão de dados. Já imaginou esse cenário durante a Black Friday em que o volume de emissão é mais que o normal?
Para evitar a duplicidade de notas é preciso garantir a auditoria dos documentos fiscais eletrônicos autorizados, possuindo a certeza do fechamento financeiro e fiscal. Com isso, a obrigação acessória será consistente e o risco de autuação reduzido.
Além disso, um sistema fiscal especializado ainda controla a duplicidade de notas, verificando a existência de dados repetidos, onde é permitido cancelar documentos inválidos. Isso contribui para a equalização do fechamento fiscal e financeiro.
Impossibilidade de comunicação com a Sefaz
Falhas de comunicação entre o sistema fiscal e a Sefaz podem aumentar o tempo de autorização de emissão do DFe e de fechamento de cada compra. Em um efeito cascata, os clientes que estão na fila do caixa precisam esperar mais para serem atendidos.
Para evitar isso, é importante monitorar a disponibilidade da Sefaz. Os sistemas de gestão de documento fiscal podem automatizar esse acompanhamento. Muitos deles possuem uma funcionalidade que identifica espontaneamente os momentos em que é necessário entrar ou sair do modo contingência, agilizando a emissão das notas.
Com a ferramenta certa também é possível ativar a emissão em contingência, automaticamente, pelo tempo pré-definido pelo seu time de TI. No restabelecimento da comunicação com a Sefaz, o software de mensageria fiscal deve ser capaz de reprocessar, reenviar, identificar duplicidades e solicitar a autorização de todos os cupons fiscais emitidos nesse formato.
Emissão em Contingência
Muitas empresas recorrem à emissão em contingência para evitar problemas de comunicação com a Sefaz. Ao optar por isso, a emissão não é imediata. O cliente recebe uma nota que ainda não tem validade até que a comunicação com a Sefaz seja restabelecida. Ou seja, é como se não tivesse sido emitida.
Apesar de resolver um problema, a emissão em contingência pode gerar outros. Com o alto volume de notas emitidas no período, pode ser difícil gerenciar o número de documentos emitidos e rejeitados. Assim, a empresa pode perder o prazo de enviar à Sefaz.. O cliente poderá consultar a nota na Sefaz e não a encontrará, porque a chave de acesso ainda não terá sido validada. Consequentemente, o consumidor tem a possibilidade então de acionar o PROCON.
Portanto, para evitar falhas como essa é necessário ter atenção durante o reenvio após a contingência, para identificar as notas rejeitadas. Nesse sentido, um sistema que facilite a gestão é essencial. Dessa forma, é necessário também guardar o XML de todas as notas, inclusive as emitidas em contingência, para registrar a venda e tentativa de emissão.
Por fim, uma mensageria especializada é capaz de controlar o fluxo de contingenciamento de forma que reduz falhas no processo, evitando incoerência entre os documentos impressos e o documento fiscal autorizado posteriormente.
NCM Errado na Nota Fiscal
O NCM tem como objetivo controlar e identificar o tributo nos produtos que serão vendidos. É preciso se atentar a esse código, pois dados incorretos no preenchimento da nota podem acarretar em rejeição da emissão e autorização da emissão com código errado pagando impostos incorretamente. Caso seja encontrado erro no código, o Fisco verificará os últimos lançamentos feitos e fará a cobrança da diferença de alíquota, com as multas e juros relacionados.
Portanto, é essencial atualizar a base cadastral dos códigos NCM que a empresa utiliza em seu cotidiano. Se a NCM for inexistente a nota fiscal também encontrará problemas e será rejeitada. Portanto, é necessário estar por dentro das classificações das mercadorias para evitar esse tipo de falha.
Em situações assim, se o comerciante receber um produto com o código NCM incorreto deverá passar para seu fornecedor o código correto, para evitar autuação fiscal.
Rejeições mais comuns na operação Black Friday
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Operação ideal durante a Black Friday
Por fim, é perceptível a complexidade que envolve o período da Black Friday na operação das empresas. São muitos pontos cruciais que necessitam de atenção, e as falhas podem ser ainda mais graves devido ao alto volume de vendas.
Como dicas finas, é essencial, portanto, que a sua empresa conte com uma solução fiscal que disponibilize uma equipe técnica com plantões 24×7 para quando algum problema acontecer, terá mais agilidade em sua resolução. Ainda nessa área, durante a Black Friday não é o melhor momento para fazer manutenção nos sistemas utilizados, afinal, sua operação não pode parar.
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