4 dicas valiosas para evitar erros na folha de pagamento

Se você pretende manter o melhor desempenho em seu negócio, então é importante trabalhar todos os dias para minimizar as chances de cometer alguns erros

A boa gestão da folha de pagamento é fundamental para manter a saúde financeira do negócio. Além de assegurar que todos os colaboradores terão o pagamento combinado, também serve para cumprir as obrigações tributárias trabalhistas da empresa. Sendo assim, erros na folha de pagamento podem ter impactos sérios em sua estrutura.

Se você pretende manter o melhor desempenho em seu negócio, então é importante trabalhar todos os dias para minimizar as chances de cometer esses erros. Com o tempo e por meio de alguns ajustes, é possível melhorar o desempenho da sua gestão.

Para ajudar com isso, conversamos com Anderson Frederick, Gerente de Relacionamento da SIEG, sobre os principais erros na folha de pagamento e as dicas para que você possa evitá-los. Acompanhe!

Quais os principais erros cometidos na emissão de folha de pagamento?

O primeiro passo para evitar cometer certos erros é conseguir identificá-los. Dessa forma, fica mais fácil apontar uma solução adequada. De acordo com Anderson, “muitos erros são ocasionados por falhas humanas, principalmente pela falta de organização e planejamento, e também conhecimento na hora de fazer a folha de pagamento da empresa”.

Veja alguns dos erros que o Anderson destacou.

Lançamento de dados incorretos

Praticamente todo negócio já teve que lidar com a retificação de dados em algum ponto. Um número é lançado na folha de pagamento de forma incorreta, sendo necessário retificar os valores depois, o que consome muito tempo e energia desnecessariamente.

E quando esses erros são deixados de lado por muito tempo, podem ocasionar outros problemas, como violação de direitos trabalhistas ou dificuldades com o Fisco.

Erros nos cálculos das remunerações

Outro ponto que costuma gerar problemas é o cálculo dos salários para cada membro, especialmente em negócios que utilizam alguma opção de pagamento dinâmico, como salários adicionais ou banco de horas. Erros aqui podem levar a lançamentos incorretos na emissão da folha de pagamento, gerando os mesmos problemas com a legislação e com as obrigações fiscais.

Não acompanhar as mudanças na legislação

O mercado está em constante mudança, especialmente nos últimos anos. Com essa volatilidade, as leis também estão se adaptando às novas formas de fazer negócios, o que, por sua vez, exige que as empresas mudem a forma como realizam alguns de seus processos.

Isso inclui os cálculos e dados aplicados na folha de pagamento. Se você apenas repetir os mesmos procedimentos a cada mês, logo vai violar alguma lei que foi alterada recentemente.

Falta de cópias para referência

Algo bem comum em pequenos empreendimentos, mas que ainda costuma acontecer em negócios maiores, é a falta de registros. Depois de emitida a folha de pagamento, pode ser que haja apenas uma cópia do documento ou que não exista um histórico mais detalhado desses dados em outro lugar.

Mesmo que essas informações não sejam questionadas com frequência, ainda é importante ter essas referências à sua disposição, tanto por razões jurídicas quanto para revisão de valores.

Como evitar esses problemas?

Agora que você conhece alguns dos principais erros na folha de pagamento, é hora de adotar algumas atitudes para que eles sejam menos frequentes. Veja aqui 4 dicas e como elas vão ajudar.

1. Acompanhe sempre a legislação trabalhista vigente

Pode parecer óbvio mas, como mencionamos, muitas empresas acabam repetindo processos sem pensar muito nas alterações da lei trabalhista. Naturalmente, isso leva a alguns erros nos valores lançados, o que seria bem comprometedor para seu negócio.

Por isso que o setor fiscal precisa de, pelo menos, uma pessoa sempre atenta à legislação e aos prazos de adequação para cada uma delas.

2. Desenvolva um bom planejamento

Em praticamente todos os processos de uma empresa, não só aqueles envolvendo a folha de pagamento, ter um plano de ação e procedimentos bem estabelecidos faz toda a diferença.

Se você souber desde o começo como cada informação deve ser lançada no sistema — de forma digital —, quem é responsável por cada tarefa e como deve ser feita a verificação do processo você evita vários travamentos e diminui o desgaste da sua equipe.

3. Padronize os cálculos de cargos e salários

Quando um negócio é bem pequeno, é possível criar planos de cargos e salários individualizados sem que isso gere muitos erros na folha de pagamento. Porém, com o tempo, isso apenas gera mais dificuldades para lançar os valores oficiais corretamente.

Uma forma de corrigir esse problema é criar planos padronizados, usando critérios mais simples para o cálculo. Por exemplo, um determinado cargo por ter um piso salarial X que aumenta em proporção ao tempo. Inserindo essas informações em uma fórmula, é mais fácil definir os números corretos.

4. Invista em tecnologia de automação

Por fim, mas não menos importante, é uma boa ideia adotar um sistema de gestão de folha de pagamento para facilitar essa tarefa. Automatizar o preenchimento evita vários erros humanos, economiza o tempo e energia da sua equipe, diminui as chances de retrabalho e, se for integrado a um banco de dados, ainda pode gerar um backup imediato para melhor gerenciar os documentos.

Como a SIEG pode ajudar?

Com todas essas orientações, fica clara a importância de um sistema para evitar erros na folha de pagamento. E o Folha SIEG é uma ótima opção para auxiliar nesse ponto.

Veja aqui alguns dos benefícios que ela traz.

Redução do trabalho manual

Transcrever as informações de uma planilha de pagamentos para outro documento pode levar dias de digitação. Mas, nas palavras de Anderson, ao utilizar o SIEG:

“o responsável do Departamento Pessoal fará o download da planilha Excel que será enviada para o seu cliente apontar os dados, posteriormente vai acessar o nosso sistema para transformar a planilha de apontamentos em um arquivo de integração, e esse é importado para seu sistema de folha de pagamento. O que antes você levava entre dois ou três dias para digitar, agora integrará de forma automática em questão de minutos.”

Evitam-se erros humanos

Quanto mais estágios de transcrição forem necessários para completar o documento, maiores são as chances de que alguém cometa erros. Ao reduzir o trabalho envolvido nesse processo e automatizá-lo, você também dá menos oportunidades para que ocorram erros humanos.

Acesso a partir de qualquer local

Uma grande vantagem do Folha SIEG é que ela não precisa ser instalada em nenhuma máquina da sua empresa. Anderson explica que “não é necessário instalar o Folha SIEG ou configurar nada em seu software contábil. Com o seu login e senha você acessa o painel do sistema e pode começar a usar”. Isso poupa tempo em implementação e integração com os demais sistemas.

Com essas informações, você já está mais preparado para evitar erros na folha de pagamento. Enquanto você continuar acompanhando e aprimorando os processos, verá melhores resultados e menos erros desse documento.